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1. STRUCTURE DE L’ASSOCIATION

Art. 1: En vue de la réalisation de son but social, l’AFSTB est organisée selon les structures suivantes :

    1. l’Assemblée générale (AG)
    2. le Conseil d’administration (CA)
    3. le Bureau Exécutif (Bureau)
    4. les Membres : effectifs (clubs) et adhérents (affiliés des clubs)
    5. les Commissions (C)
    6. les Commissions spéciales.

1.1 – ASSEMBLEE GENERALE

Chapitre 1

Participation à l’Assemblée Générale

Art. 2: §1 Hormis les membres effectifs, seront invités également à participer, sans droit de vote, à l’Assemblée Générale les représentants des commissions créées ou admises par le Conseil d’Administration.

§2 Les membres effectifs désigneront par écrit, sur formulaire arrêté par le Conseil d’Administration, la personne mandatée à les représenter valablement à l’Assemblée Générale.

§3 Ne peuvent prendre part aux votes que les membres effectifs en ordre administrativement et financièrement au jour de l’Assemblée Générale.

§4 Chaque personne mandatée à l’Assemblée Générale ne peut être porteuse que d’une seule procuration.

Ordre du jour

Art. 3: Le membre effectif qui veut mettre un point à l’ordre du jour, doit le communiquer au Conseil d’Administration au plus tard quatre semaines avant la date de l’A.G. Une note détaillée et justificative doit être jointe.

Art. 4: Chaque commission soumettra annuellement à l’A.G., par l’entremise du C.A., un rapport d’activité, définissant également ses perspectives d’avenir.

Art. 5: Lorsque, en application de l’art.15 des statuts, un vingtième des membres effectifs au moins demande la convocation d’une A.G. Extraordinaire, l’ordre du jour proposé doit être clairement indiqué et appuyé par une note motivée et justificative.

Votes

Art. 6:Les votes au sein de l’Assemblée générale sont exprimés :

  • par scrutin secret lorsque le vote concerne des personnes physiques
  • par main levée pour les autres cas, sauf si un cinquième de l’A.G. demande un vote au scrutin secret.
  • Administrateurs

    Art. 7: Les membres effectifs qui souhaitent présenter une candidature doivent la faire parvenir, par l’intermédiaire de leur commission, au plus tard quatre semaines avant la date de l’A.G. suivant le formulaire type. Le C.A. joint les candidatures reçues à l’ordre du jour de l’A.G.

    Art. 8: Les administrateurs présentés à l’A.G. sont obligatoirement affiliés à un membre effectif de l’AFSTB ayant honoré ses obligations financières et administratives.

    Art. 9: Procédure d’élection des administrateurs.

    A l’A.G., le vote s’exprime au moyen d’un bulletin de vote reprenant la liste des candidats par ordre alphabétique. Chaque membre effectif émet un vote en faveur des candidats, avec un maximum portant sur le nombre de postes à pourvoir, en cochant les noms des administrateurs pour lesquels ils donnent leur voix. Pour les administrateurs auxquels le club ne donne pas de voix, la case est laissée vide.

    Séance tenante, un classement est établi en fonction des voix obtenues. Les candidats ayant recueilli le nombre le plus élevé de voix sont élus administrateurs en fonction du nombre respectif à chaque discipline représentée selon l’article 20 des statuts.

    Art. 10: Vérificateurs aux comptes : l’Assemblée générale désigne deux vérificateurs aux comptes issus de commissions différentes et autres de celle du Trésorier. Une rotation sera effectuée parmi les commissions. La vérification se tiendra au siège de l’Association, en présence du Trésorier et de la personne chargée de la comptabilité, au moins une semaine avant l’Assemblée Générale. Les vérificateurs établiront un rapport succinct qui sera annexé au procès-verbal de l’Assemblée Générale.

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    1.2 LE CONSEIL D’ADMINISTRATION

    Rôle

    Art. 11: Le Conseil d’Administration

  • définit la mission de l’Association
  • détermine la politique générale, les objectifs à atteindre et les stratégies à développer pour y parvenir
  • cherche les moyens nécessaires à la réalisation de ses objectifs
  • met en place le cadre nécessaire à la réalisation de ses objectifs
  • propose les comptes annuels et le budget à l’Assemblée générale pour approbation
  • Organisation des réunions

    Art. 12: Le C.A. se réunit au moins quatre fois par an, et chaque fois que l’intérêt de l’Association l’exige. Le calendrier des réunions est établi en début de chaque année civile. Les administrateurs peuvent se faire représenter par procuration par un autre membre. Un administrateur ne peut être porteur que d’une seule procuration. L’administrateur absent à 3 séances consécutives du Conseil est considéré comme démissionnaire. Est absent l’administrateur non excusé ou non représenté.

    Art. 13: Toute personne remplissant une fonction d’administrateur est tenue de le faire avec la déontologie et l’éthique requises. Les administrateurs sont solidaires des décisions prises par le Conseil d’Administration.

    Art. 14: Attribution des postes d’administrateurs

    Les postes au bureau exécutif sont attribués par consensus ou par votes secrets successifs si plusieurs candidats se présentent pour un même poste. En cas d’égalité, un second tour sera organisé.

    PRESIDENT

  • Est compétent pour la direction générale de l’AFSTB
  • Préside de droit les réunions suivantes : AG, CA, Bureau exécutif.
  • Maintient l’ordre, ouvre, suspend et clôture ces réunions, dirige les discussions et fait connaître le résultat des votes.
  • Assiste de droit à toute réunion de l’association.
  • Est le représentant officiel de l’AFSTB en toute circonstance.
  • Est le garant de la cohérence des actions menées par toutes les instances de l’Association et du respect des statuts et du R.O.I.
  • Fait rapport au C.A., en cas d’urgence au Bureau Exécutif, de toute initiative prise dans l’intérêt de l’Association.
  • Assure le rôle de médiateur.
  • VICE-PRESIDENTS

  • Remplacent le Président alternativement en cas d’empêchement de celui-ci.
  • Le Vice Président mandaté exerce alors les compétences du Président.
  • SECRETAIRE GENERAL

  • Assiste le Président dans la gestion administrative de l’Association.
  • Etablit les rapports des réunions de l’A.G., du C.A. et de l’Exécutif.
  • Est le garant de l’application permanente des statuts et des règlements au sein de toutes instances de l’Association.
  • Est responsable du personnel
  • Etablit un rapport annuel pour l’A.G. et effectue les démarches administratives légales.
  • SECRETAIRE GENERAL ADJOINT

  • Remplace le secrétaire général en cas d’empêchement de celui-ci.
  • Exerce alors les compétences du secrétaire général.
  • TRESORIER

  • Est responsable de la trésorerie et de la comptabilité de l’A.S.B.L., et de la gestion du patrimoine de celle-ci.
  • Détermine et contrôle les imputations comptables selon le plan comptable adopté parle C.A. et veille à ce que toutes les dépenses s’inscrivent dans les limites des budgets alloués.
  • Fait rapport au C.A. de la situation financière et propose des solutions en cas de problème.
  • Est responsable du paiement des factures et notes de frais, signées pour accord.
  • Présente à l’assemblée générale annuelle le compte de résultats et le bilan, approuvés par le C.A. et les vérificateurs aux comptes.
  • Représente le C.A. lors de tout contrôle à caractère financier.
  • A droit de signature conjointement avec le Président, le Secrétaire ou un vice Président pour toute somme supérieure à 2.500 € TVAC., hors gestion courante.
  • TRESORIER ADJOINT

  • Remplace le trésorier en cas d’empêchement de celui-ci.
  • Exerce alors les compétences du trésorier.
  • A droit de signature conjointement avec le Président, le Secrétaire, ou un vice Président pour toute somme supérieure à 2.500 € TVAC., hors gestion courante.
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    1.3 LE BUREAU EXECUTIF

    Rôle

    Art. 15:

  • Gère les affaires courantes
  • Prépare les réunions du C.A.
  • Réfléchit à la politique générale de l’Association.
  • Organisation des réunions

    Art. 16: Se réunit au minimum tous les 2 mois.

    Art 17: Le(s) responsable(s) des commissions ou toute autre personne dont la présence est jugée utile peuvent, sur invitation du Président, assister avec voix consultative à une réunion du Bureau. Il s’agira, dans ces cas, d’un exécutif élargi. L’exécutif ou l’exécutif élargi se réunissent autant de fois que les circonstances l’exigent. Ils seront convoqués par le moyen de communication le plus adéquat, à l’initiative du Président ou à la demande de ce dernier par toute personne mandatée.

    Art 18: L’exécutif se réunit valablement lorsqu’au moins quatre membres sont présents. Ses décisions sont prises par consensus ou à la majorité des membres présents ou représentés.

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    1.4 LES MEMBRES

    Membres effectifs : les clubs

    Art 19: Les clubs ont leurs statuts et/ou règlements d’ordre intérieurs propres, ainsi qu’une organisation et une gestion financière indépendante. Ils ont le droit de posséder leur propre logo, de le faire porter par leurs membres et de l’utiliser sur tous les documents.Il est recommandé d’y incorporer le logo de l’Association et de mentionner l’appartenance à l’AFSTB sur toute communication interne ou externe.

    Art. 20: Les clubs se conforment dans leurs statuts et règlements aux dispositions adoptées par le décret du 8 décembre 2006 visant l’organisation du sport en Communauté française et tous les arrêtés d’application y relatif.

    Art. 21: Les clubs paient à l’AFSTB, par l’intermédiaire de leur commission, suivant les modalités prévues, la cotisation annuelle et le montant prévu pour la cotisation de leurs membres. Les clubs ont l’obligation d’affilier la totalité de leurs membres.

    Art. 22: Les clubs sont automatiquement membres de la province dans laquelle ils ont leur lieu principal d’activité.

    Art. 23: Les clubs doivent se conformer aux directives administratives et techniques de l’Association, de mêmes qu’aux décisions de l’AG et des autres organes fédéraux.

    Art. 24: La démission éventuelle d’un club sera notifiée par lettre au C.A. et à la Commission concernée. La démission d’un club n’annule pas les éventuels arriérés financiers dus à l’Association ou à tout autre créancier.

    Membres adhérents : les affiliés des clubs

    Art. 25: Est membre adhérent, toute personne ayant payé une licence individuelle par l’intermédiaire d’un club.

    Art. 26: Les droits et devoirs des membres adhérents sont liés aux droits et devoirs des membres effectifs.

    Art. 27: Toute déclaration mensongère et / ou diffamatoire faite par un membre adhérent ou son entourage sera sanctionné.

    Art. 28: Tout membre adhérent participant à une compétition ou manifestation doit se soumettre aux règlements techniques relatifs à sa discipline pratiquée.

    Art. 29: Tout membre adhérent exclu d’un club, garde sa qualité de membre adhérent durant quinze jours calendrier. Durant la procédure en recours d’exclusion, il garde sa qualité de membre adhérent.

    Réglementation en matière de transferts

    Art. 30: Tout club est tenu de respecter les obligations et les procédures légales prévues, pour les transferts, au décret du 8 décembre 2006 visant l’organisation du sport en Communauté française et tous les arrêtés d’application s’y rapportant ainsi que l’article 40 des statuts de l’AFSTB

    Art. 31: Tout membre adhérent a le droit d’être, à sa demande, transféré dans un autre club, à tout moment de l’année, à condition que les deux clubs concernés scellent leur accord par écrit et cela avec l’accord de leur commission. Le club d’accueil enverra, par écrit au secrétariat une copie de l’accord signé, pour archivage.

    Art. 32: Tout membre adhérent peut bénéficier d’un transfert sans condition durant la période de 30 jours calendrier minimum selon la discipline pratiquée.

    Art. 33: Tout non respect au règlement des transferts sera sanctionné.

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    1.5 LES COMMISSIONS

    Art. 34: Des commissions sont créées en vue de rassembler les clubs selon la discipline pratiquée.

    Art. 35: Au sein d’une commission où la pratique d’une discipline est pratiquée, sont membres les Présidents des clubs ou leur représentant dûment mandaté.

    Art. 36: Au sein d’une commission sont choisis au minimum, un Président, un Secrétaire et un Trésorier, et 3 membres, pour une durée de 4 ans.

    Art. 37: Chaque commission élabore son règlement d’ordre intérieur dont il fera parvenir une copie au Conseil d’Administration de l’Association qui l’approuvera.

    Art. 38: Chaque commission réunit une assemblée plénière annuelle des clubs de la discipline, dans le courant du premier trimestre, en vue de préparer l’Assemblée Générale de l’AFSTB et d’y présenter ses candidats au Conseil d’Administration, et d’autres assemblées plénières selon la bonne marche des affaires ou sur demande de 2/3 de ses membres.L’ordre du jour de l’assemblée plénière de la commission annuelle doit au moins prévoir les points suivants :

  • Heure d’ouverture par le Président de séance.
  • Rapport du Secrétaire.
  • Rapport des Vérificateurs aux comptes.
  • Rapport du Trésorier.
  • ous les rapports doivent être écrits.
  • Admission, démission et radiation des clubs et membres qui seront proposés à l’Assemblée Générale de l’AFSTB
  • Désignation de deux vérificateurs aux comptes qui seront convoqués par le Trésorier de la commission quinze jours avant la date fixée pour cette vérification.
  • Interpellations introduites de manière écrite dans un délai de deux semaines avant l’assemblée plénière auprès du secrétaire.
  • Modifications des règlements de la commission.
  • Elections.
  • Clôture et levée de séance par le Président de séance.
  • Art. 39: Chaque commission a pour mission, entre autres :

  • De coordonner les activités des différents clubs pratiquant la discipline, d’assurer la promotion de l’Association et de sa discipline et le recrutement de membres et de nouveaux clubs.
  • D’assurer la gestion administrative et financière de la commission.
  • De contrôler le fonctionnement des clubs de la commission.
  • D’organiser les manifestations tant au niveau communautaire qu’international et de prévoir toutes les modalités afférentes à ces manifestations.
  • Art. 40: Chaque commission est représentée au Conseil d’Administration par au moins un représentant (voir article 20 de statuts).

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    1.6 LES COMMISSIONS SPECIALES

    Art. 41: Des commissions spécifiques peuvent être créées par le CA suivant les nécessités du moment.

    Art. 42: Les compétences des commissions spéciales sont définies par le CA. Ces commissions spéciales se réuniront à l’initiative de l’exécutif, lorsque la nécessité se présente. Un membre du Bureau exécutif suivra la réunion ; il peut être remplacé par un membre du C.A.

    Art. 43: Les commissions spéciales seront composées des personnes ou des personnalités représentatives et compétentes, choisies tant au sein des clubs de l’AFSTB qu’à l’extérieur de ceux-ci.

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